Відділ діловодства і контролю Бахмутської міської ради
Переглядів: 6480
Керівник:
В.о. начальника відділу - Шамільова Олена Анатоліївна
Електронна адреса:
bahmutva@dn.gov.ua
Графік роботи:
Понеділок - четвер з 8-00 до 17-15
П'ятинця з 8-00 до 16-00
Перерва з 12-00 до 13-00
Стислий перелік функцій:
- Встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем електронного документообігу, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Бахмутської міської ради, надання відповідної методичної допомоги, з питань, що відносяться до компетенції відділу.
- Організація ведення діловодства у виконкомі Бахмутської міської ради та її виконавчих органах, старостинських округах Бахмутської міської територіальної громади, згідно з Інструкцією з діловодства в Бахмутській міській раді та її виконавчих органах, та Інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві в Бахмутській міській раді.
- Реєстрація та облік вхідної та вихідної кореспонденції Бахмутської міської ради.
- Реєстрація, облік, систематизація, зберігання протоколів засідань Бахмутської міської ради, її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з основної діяльності.
- Здійснення контролю за виконанням розпоряджень і доручень голови Донецької облдержадміністрації, листів Департаментів, Управлінь, відділів Донецької облдержадміністрації, та документів, які надійшли до міської ради (далі – контрольні документи), а також здійснення контролю за виконанням рішень Бахмутської міської ради, її виконавчого комітету та розпоряджень міського голови, аналіз виникнення порушень при виконанні вимог зазначених документів, внесення пропозицій щодо їх усунення.
- Підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання контрольних документів.
- Організація та проведення засідань виконавчого комітету Бахмутської міської ради.
Склад штату працівників:
| Посада | Розподіл обов’язків |
| Начальник відділу діловодства і контролю Бахмутської міської ради | Здійснює керівництво діяльністю відділу, організація, планування та контроль за роботою відділу; |
| контроль за станом виконавської дисципліни у відділах, управліннях та інших виконавчих органах міської ради; | |
| аналіз організації контролю в відділах, управліннях та інших виконавчих органах міської ради; | |
| підготовка аналітичних та інформаційних матеріалів для міського голови та його заступників про виконання контрольних документів | |
| Головний спеціаліст відділу діловодства і контролю Бахмутської міської ради | Приймає від відділів і Управлінь міської ради, міських установ і організацій, підприємств підготовлені проекти рішень виконкому міської ради, розпоряджень міського голови відповідно з вимогами діловодства та надає до відділу комп’ютерного забезпечення Бахмутської міської ради для розміщення на веб-сайті Бахмутської міської ради |
| Забезпечує своєчасне розсилання рішень міської ради, рішень виконкому, розпоряджень міського голови, видає копії, виписки з рішень, залучаючи до цієї роботи зацікавлені відділи і Управління. | |
| Відповідає за організацію роботи з оформлення, обліку і збереження протягом установленого терміну протоколів сесій міської ради, засідань виконавчого комітету міської ради, рішень міської ради, її виконкому, розпоряджень міського голови з основної діяльності. | |
| Здійснює контроль за виконанням рішень міської ради, її виконкому, розпоряджень міського голови, які мають терміни виконання. | |
| Головний спеціаліст відділу діловодства і контролю Бахмутської міської ради | Здійснює своєчасну реєстрацію та облік в системі електронного документообігу в програмі ДОК ПРОФ-3вхідної та вихідної кореспонденції, що надійшли на адресу Бахмутської міської ради. |
| Отримує та здійснює облік кореспонденції, що надходить на електронну адресу, яка зареєстрована в Єдиній базі даних електронних адрес суб'єктів владних повноважень. | |
| Контролює дотримання структурними підрозділами Бахмутської міської ради вимог Інструкцій, Регламентів та національних стандартів. | |
| Надає методичну консультаційно-організаційну допомогу відділам, Управлінням Бахмутської міської ради, підприємствам комунальної власності, старостам (в.о. старост) з питань організації ведення діловодства. | |
| Спеціаліст І категорії відділу діловодства і контролю Бахмутської міської ради | Здійснює своєчасну реєстрацію та облік в системі електронного документообігу в програмі ДОК ПРОФ-3вхідної та вихідної кореспонденції, що надійшли на адресу Бахмутської міської ради. |
| Отримує та здійснює облік кореспонденції, що надходить на електронну адресу, яка зареєстрована в Єдиній базі даних електронних адрес суб'єктів владних повноважень. | |
| Спеціаліст І категорії відділу діловодства і контролю Бахмутської міської ради | Здійснює своєчасну реєстрацію та облік в системі електронного документообігу в програмі ДОК ПРОФ-3вхідної та вихідної кореспонденції, що надійшли на адресу Бахмутської міської ради. |
| Отримує та здійснює облік кореспонденції, що надходить на електронну адресу, яка зареєстрована в Єдиній базі даних електронних адрес суб'єктів владних повноважень. |
Послуги, які надаються населенню:
відділ діловодства і контролю Бахмутської міської ради послуг населенню не надає.
Перелік документів, які містять публічну інформацію:
- Положення про відділ діловодства і контролю Бахмутської міської ради, затверджене рішенням Бахмутської міської ради від 24.02.2021 №7/5-182 "Про затвердження Положень про окремі виконавчі органи Бахмутської міської ради у нових редакціях"
- Посадові інструкції Начальника та спеціалістів відділу діловодства і контролю Бахмутської міської ради.
Відповідальна особа за забезпечення доступу до публічної інформації:
головний спеціаліст відділу діловодства і контролю Бахмутської міської ради
Програми, які знаходяться на контролі:
відділ діловодства і контролю Бахмутської міської ради програм на контролі не має.
Нормативно-законодавча база, яка використовується у роботі:
- Конституція України
- Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні»
- Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування»
- Закон України «Про запобігання корупції»
- Закон України «Про доступ до публічної інформації»
- Закон України «Про захист персональних даних»
- Закон України «Про звернення громадян»
- Рішення Бахмутської міської ради від 09.12.2020 №7/2-37
Про затвердження Регламенту Бахмутської міської ради (в новій редакції) -
Рішення виконавчого комітету Бахмутської міської ради від 08.12.2021 №346
Про затвердження Регламенту виконавчих органів Бахмутської міської ради у новій редакції - Рішення виконавчого комітету Бахмутської міської ради від 08.12.2021 №345
Про затвердження Правил етичної поведінки посадових осіб органів місцевого самоврядування, співробітників комунальних підприємств, установ, організацій Бахмутської міської територіальної громади - Розпорядженнями начальника Бахмутської міської військової адміністрації Бахмутського району Донецької області від 25.10.2024 № 220 рр
Про затвердження Інструкцій з діловодства в Бахмутській міській раді та її виконавчих органах, з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві в Бахмутській міській раді в новій редакції - актами Міністерства юстиції України,
- Державної міграційної служби, рішеннями Донецької обласної ради,
- розпорядженнями голови Донецької обласної державної адміністрації,
- керівника Донецької обласної військово-цивільної адміністрації,
- рішеннями Бахмутської міської ради, її виконавчого комітету,
- розпорядженнями міського голови,
- та іншими нормативно-правовими актами,
- Інструкція з діловодства в Бахмутській міській раді та її виконавчих органах,
- Інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві в Бахмутській міській раді.
Дорадчі органи:
- Експертна комісія апарату Бахмутської міської ради
