Центр надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради (далі - Центр) утворено рішенням Артемівської міської ради від 27.11.2013 №6/45-8501 «Про утворення Центру надання адміністративних послуг Артемівської міської ради». Робота з прийому суб’єктів звернень розпочата 25 грудня 2013 року. 

Центр здійснює діяльність за принципом «єдиного вікна», тобто прийом документів та видача результатів послуг здійснюється виключно через адміністраторів Центру.

Перелік адміністративних послуг, які надаються в Центрі, затверджено рішенням Бахмутської міської ради від 24.05.2017 № 6/101-1876 «Про визначення переліку адміністративних послуг, які надаються через Центр надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради», та налічує 135 видів послуг.

З метою виконання Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо децентралізації повноважень у сфері архітектурно-будівельного контролю та удосконалення містобудівного законодавства» рішенням Бахмутської міської ради від 26.04.2017 № 6\100-1850 в структурі апарату Бахмутської міської ради утворено відділ з питань архітектурно-будівельного контролю. Послуги у зазначеній сфері, а це 11 видів послуг, також включені до загального переліку послуг Центру, але їх прийом у Центрі розпочнеться після передачі повноважень від Державної архітектурно-будівельної інспекції України до Бахмутської міської ради.

На теперішній час в Центрі громадяни та суб’єкти господарювання мають можливість отримати 124 види послуг у 17 сферах діяльності, що на 12 видів послуг (10,7%) більше ніж станом на початок звітного періоду. Збільшення кількості послуг відбулось за рахунок  послуг у сфері реєстрації громадських організацій із статусом юридичної особи, прийом яких розпочато в Центрі з 10.05.2017 року в рамках співробітництва з Головним територіальним управлінням юстиції у Донецькій області з метою наближення послуг до споживачів.

Розподіл видів послуг за сферами діяльності:

На кожну адміністративну послугу суб’єктами надання адміністративних послуг розроблені інформаційні та технологічні картки.

На офіційному веб-сайті Бахмутської міської ради (www.artemrada.gov.ua) створено і постійно оновлюється сторінка «Центр надання адміністративних послуг», на якій можна ознайомитись з інформацією щодо функціонування Центру та з питань оформлення відповідних документів.

У звітному періоді за отриманням консультацій до Центру звернулось 10149 суб’єктів, що в 2,4 рази більше ніж за аналогічний період 2016 року. Консультації надаються не лише при особистому звернені громадян, а й за допомогою телефонної  «гарячої лінії». Так, за перше півріччя 2017 року до Центру звернулось - 1528 осіб.

Протягом звітного періоду адміністраторами Центру:

• зареєстровано – 7537 звернень, у тому числі:

Найбільша кількість звернень в абсолютному значені отримана у сфері реєстрації місця проживання – 2964 (39,3%). На другому місці по кількості прийнятих заяв – є послуги у сфері реєстрації бізнесу – 1853 (24,6%), третє місце – послуги Держгеокадастру – 1150 (15,3%).

• видано – 7159 результатів послуг, у тому числі:

*послуга надається з 04.04.2016 року
**послуга надається з 11.05.2016 року
***послуга надається з 10.05.2017 року

Суб’єктами надання адміністративних послуг відмовлено в наданні послуг за 264 зверненнями, безпосередньо заявниками було анульовано 75 звернень. Адміністраторами під час прийому заяв встановлено 74 порушення ст. 197 Кодексу України про адміністративні правопорушення, а саме адміністративні правопорушення за проживання без реєстрації, в результаті чого винесено 74 постанови – попередження.

Додатково (по за переліком адміністративних послуг) за звітний період адміністраторами прийнято 2851 особу, які забажали добровільно змінити місце реєстрації у паспорті громадянина України «з міста Артемівськ на місто Бахмут», та 705 осіб, які звернулись до відділу реєстрації Бахмутської міької ради за отриманням довідки форми№13 – щодо зареєстрованого місця проживання.

Із загальної кількості послуг, які надаються у Центрі, лише для частини під час їх надання необхідна невелика кількість часу, а саме близько 10-15 хвилин, а для найбільш витребуваних таких як:

• реєстрація/ зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб – до 20 хвилин на особу;
• державна реєстрація (внесення змін до відомостей) юридичної особи – до 40 хвилин враховуючи сканування документів;
• державна реєстрації прав на нерухоме майно – від 30 хвилин до 50 хвилин враховуючи сканування документів.

Так, наявна штатна чисельність адміністраторів Центру недостатня для надання зазначеної кількості видів адміністративних послуг.
З метою організації системи доступності адміністративних послуг у Центрі послуги надаються наступним категоріям громадян:

• у сфері реєстрації бізнесу, реєстрації речових прав на нерухоме майно,  реєстрації громадських об’єднань із статусом юридичної особи - мешканцям області;
• у сфері реєстрації місця проживання, земельних відносин та інших - мешканцям міста Бахмут.

Відповідно до Порядку взаємодії державних кадастрових реєстраторів під час надання деяких відомостей з Державного земельного кадастру, затвердженого наказом Мінрегіонбуду від 25.06.2015 №144, в приміщенні Центру здійснюється видача витягів з Держгеокадастру, попереднє замовлення яких здійснюється за допомогою програмного забезпечення Державного земельного кадастру.

Для підвищення якості надання адміністративних послуг в приміщенні Центру функціонує система електронного керування чергою, що дозволяє систематизувати черговість звернень та оптимізувати час очікування заявників.

Робота в Центрі спрямована на попередження фактів порушення законодавства, тому постійно проводиться методична та роз’яснювальна робота як для адміністраторів Центру так і для спеціалістів суб’єктів надання адміністративних послуг шляхом проведення спільних робочих нарад.

З метою підвищення кваліфікації у відділі проводяться внутрішні навчальні заходи щодо ознайомлення із новинами у діючому законодавстві, розгляд та закріплення положень та вимог Законів України «Про адміністративні послуги», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про звернення громадян», та інших профільних нормативно – правових актів, які регулюють діяльність щодо видачі певного виду адміністративних послуг.

Керівництво міської ради та адміністратори Центру постійно підвищують свою кваліфікацію шляхом ознайомлення з кращими практиками та обміну досвідом, як вітчизняного  так і міжнародного. Так, протягом 2017 року представники міської ради прийняли участь у навчальному візиті до міста Кракова в рамках польсько – української співпраці та мали можливість ознайомитись з досвідом Польщі, як у розвитку органів місцевого самоврядування, децентралізації влади, добровільному об’єднанні громад, так і реформуванні та покращенні сфери надання адміністративних послуг.

Адміністратори Центру відвідали з метою обміну досвідом одні з найкращих Центрів країни у містах Рівне та Харків, були присутніми на відкритті після реконструкції оновленого Центру надання адміністративних послуг міста Дружківка (дата відкриття 22.06.2017 року).

Представники відділу надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради прийняли участь у засіданні секції з питань адміністративних послуг, яке проводилось 27-28 квітня 2017 року Всеукраїнською асоціацією органів місцевого самоврядування «Асоціація міст України» в рамках проекту «Розробка курсу на зміцнення місцевого самоврядування в Україні» (ПУЛЬС) у місті Харків. Мета засідання – обговорення стану розвитку системи надання адміністративних послуг в Україні у 2016 році, визначення проблемних питань, обговорення проектів нормативно - правових актів та презентація стратегії АМУ у сфері «Електронне врядування та публічні послуги».

У лютому 2017 року Бахмутська міська рада стала учасником проекту USAID «Українська ініціатива зміцнення суспільної довіри» (UCBI), який діє у співпраці з Міжнародним бюро по боротьбі з наркотиками та захисту правопорядку (INL)  та Міжнародною організацією з розвитку права (IDLO).

В рамках участі в проекті міській раді було запропоновано надання технічної допомоги щодо оптимізації бізнес-процесів, розробки професійних політик і практик управління людськими ресурсами.

Зокрема, протягом березня 2017 року було проведено аналіз роботи міської ради з надання адміністративних послуг населенню (починаючи від прийому в Центрі до обробки та оформлення їх суб’єктами надання – відділами та управліннями міської ради), надано рекомендації щодо оптимізації низки адміністративних послуг.

25-26 березня 2017 року адміністратори (6 осіб) Центру прийняли участь в тренінгах (м.Харків) на тему «Стандарти роботи з відвідувачами», спрямовані на формування навичок ефективної і коректної роботи з відвідувачами і мотивування співробітників ЦНАП на високу якість сервісу.

Діяльність Центру постійно відстежується громадськістю та висвітлюється як в друкованих ЗМІ так і на Інтернет ресурсах.

Зокрема, в рамках інформаційна кампанії «Сильніші разом!», мета якої є інформування громадян України щодо переваг посиленої співпраці з Європейським Союзом та використання можливостей, пов’язаних з Угодою про асоціацію між Україною та ЄС, у лютому 2017 року  на громадському медіапорталі  Бахмут IN.UA  опубліковано статтю, в якій були висвітлені проблемні питання створення та функціонування  ЦНАПів на території України, у тому числі і роботи Центру у м. Бахмуті, та розміщена інформація щодо новітнього досвіду Румунії у спрощенні адміністративної практики побудованій на взаємодії з клієнтами, які своїми рекомендаціями та пропозиціями допомогли спростити адміністративну систему.

В рамках здійснення регуляторної діяльності відділом надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради проведено повторне відстеження результативності рішення Бахмутської міської ради від 28.12.2016 № 6/96-1743 «Про затвердження Регламенту Центру надання адміністративних послуг Бахмутської міської ради» та опубліковано в газеті «Вперед» та на веб-сайті міської ради звіт за результатами аналізу діяльності Центру за період 01.11.2015 по 01.06.2017 року та прогнозовані показники на 01.11.2017 року.

З метою виявлення суспільної думки щодо ефективності роботи Центру та вивчення очікувань і задоволеності якістю наданих адміністративних послуг запроваджене проведення соціологічного опитування шляхом анонімного анкетування, а також за допомогою «скриньки для звернень громадян», яка розташована в приміщені Центру, та шляхом електронного звернення через офіційний сайт Бахмутської міської ради (www.artemrada.gov.ua) або на електронну скриньку Центру (artcnap@gmail.com).

В рамках відстеження результативності регуляторного акту та виявлення суспільної думки у період з 01.06.2017 по 26.06.2017 року було проведено соціологічне опитування шляхом анонімного анкетування щодо якості надання адміністративних послуг в приміщені Центру. За його результатами встановлено:

• жоден з респондентів (100%) не виявив порушень термінів підготовки та надання адміністративних послуг, а також не стикався з витребуванням додаткових документів та випадками прояву корупції під час надання певного виду адміністративної послуги;
• із загальної кількості респондентів, прийнявших участь у опитуванні, вважають зручним місце розташування Центру - 28 осіб /93,3%  та  27 осіб / 90,0% вважають комфортним оснащення його приміщення, а саме, місця очікування, місця для заповнення бланків документів, облаштованість приміщення для відвідувачів та місця загального користування.
• всі 100% респондентів, які прийняли участь у соціологічному опитуванні, вважають зручним існуючий графік роботи Центру.
• більшість респондентів, а саме 83,3%, надали оцінку рівню обслуговування адміністраторами як «професійно та високоякісно», та 16,7% респондентів оцінюють рівень обслуговування як «на належному рівні»;
• всі учасники соціологічного опитування засвідчують покращення якості надання адміністративних послуг у зв’язку із створенням Центру надання адміністративних послуг, зокрема, у зв’язку із встановленням єдиного для всіх видів послуг режиму прийому документів та системи електронного керування чергою;
• деякі респонденти виявили побажання покращити умови очікування громадян у Центрі, а саме встановити в зоні очікування кава-машину, банківські термінали, телебачення для дітей та музичний супровід, а також здійснити організацію надання супутніх послуг (послуги ксерокопії). Зазначені пропозиції будуть враховані під час реалізації протягом 2017-2018 років проекту «Створення відкритого офісу з надання адміністративних послуг (ЦНАП) у місті Бахмут» (Будівництво адміністративної будівлі за адресою вул. Привокзальна, б.3 у м.Бахмуті Донецької області).

З метою реалізації зазначеного проекту протягом звітного періоду вжиті наступні заходи:

• розпорядженням голови Донецької обласної військово – цивільної адміністрації від 19.09.2016 №818 замовником робіт по проекту визначено – Департамент капітального будівництва облдержадміністрації (далі - Департамент).
• 27.01.2017 року Департаментом було проведено  торги в системі «Прозоро» по відбору фірми – будівельника.          
• станом на 10.04.2017 року  всі пропозиції по тендерній закупівлі відхилено.
• 16.05.2017 року втретє проведено аукціон по відбору фірми забудовника.
• 02.06.2017 опубліковано повідомлення про намір укласти договір.
• 20.06.2017 укладено договір підряду з ТОВ «СПЕЦТЕХРЕСУРС» м.Київ. Термін дії договору до 31.12.2018. Ціна договору 32230,0 тиг.грн. Загальний термін виконання робіт – 210 календарних днів згідно графіку.
• Бахмутською міською радою 27.06.2017 року №6/102-1925 прийнято рішення укласти договір суперфіцію на безоплатне користування земельною для будівництва адміністративної будівлі Центру.
• станом на 10.07.2017 Департаментом капітального будівництва ОДА готується пакет документів для отримання дозволу на виконання будівельних робіт та подання його до Інспекції ДАБІ м. Київ.

В рамках програми ПРООН «Відновлення врядування та примирення на територіях України, що постраждали від кризи» Бахмутській міській раді було запропоновано надання технічної допомоги з облаштування нової адміністративної будівлі Центру. З боку Бахмутської міської ради надано пропозиції щодо необхідної кількості та видів обладнання (устаткування) меблів, комп’ютерної та орг.техніки для облаштування нової адміністративної будівлі Центру.

Начальник відділу
надання адміністративних послуг
Бахмутської міської ради – адміністратор                                             Н.А. Чистякова